Avocat drept comercial (societăți pe acțiuni) – Probleme practice legate de convocarea Adunărilor Generale ale Acționarilor în vremea pandemiei cauzate de virusul Sars CoV-2
După cum se cunoaște, depunerea situațiilor financiare anuale nu a fost amânată, ca urmare a declarării, și de curând, a prelungirii stării de urgență pe teritoriul României.
Dacă la societățile cu răspundere limitată problema convocării și a ținerii Adunărilor Generale nu prezintă probleme deosebite întrucât legea oferă asociaților acestui tip de societăți libertate deplină cu privire la modalitatea de convocare și de desfășurare a ședințelor, când ne referim la societăți de capital (societăți pe acțiuni și în comandită pe acțiuni) modalitatea de convocare și ținere a adunării generale, în actualul context (COVID-19), ridică câteva probleme, la care, legislația în vigoare nu oferă soluții punctuale.
În cazul societăților cu răspundere limitată convocarea adunării generale presupune cel mult expedierea unei scrisori recomandate cu confirmare de primire cu cel puțin 15 zile anterior datei ținerii adunării, iar, adunarea generală se poate desfășura la data și locul indicate în convocare, în orice modalitate în care asociații înțeleg să o stabilească prin convocarea emisă.
În cazul societăților pe acțiuni, actuala pandemie a creat veritabile probleme în organizarea și desfășurarea acestor adunări, mai ales în contextul în care unele dintre aceste companii au și mii de acționari. Societățile pe acțiuni indiferent că sunt listate ori nu la bursă au obligația de a-și publica convocarea adunărilor generale în Monitorul Oficial, iar la momentul declarării stării de urgență prin decretul 195/2020, majoritatea societăților își publicaseră o convocare inițială a adunării generale, convocare prin care fiecare dintre aceste societăți a stabilit un regulament de desfășurare.
Considerând interdicțiile și restricțiile impuse de Ordonanța Militară nr. 3/2020, organele de conducere ale societăților pe acțiuni s-au văzut puse în situația de a modifica regulamentul de desfășurare a adunărilor generale, fără a mai avea posibilitatea de a face acest lucru prin intermediul Monitorului Oficial, cunoscut fiind faptul că suplimentarea ordinii de zi se mai poate face doar de către acționarii ce dețin cel puțin 5% din capitalul social și cu cel puțin 10 zile anterior ținerii adunării.
Astfel majoritatea societăților au publicat noile regulamente de desfășurare a adunărilor generale pe paginile proprii de internet, unele acordând acționarilor posibilitatea de a vota prin corespondență (societățile listate la bursă, precum și cele închise care au prevăzut acest mod de exercitare a votului prin actul constitutiv) fie au oferit posibilitatea participării la adunarea generală prin videoconferință.
În actuala reglementare, din păcate, legiuitorul nu a legiferat modalitatea de desfășurare a adunării generale în sistem de videoconferință, lăsând un vid legislativ, care în această perioadă poate fi exploatat cu rea-credință de o serie de acționari. Spre exemplu un acționar poate aprecia că votul exprimat asupra unuia dintre punctele de pe ordinea de zi nu s-a realizat în condițiile cerute de legea societăților sau/și a actului constitutiv (mai ales atunci când este vorba despre exprimarea votului secret, asupra unor chestiuni enumerate expres de lege). Or, asigurarea secretului votului în condițiile în care acesta se exprimă prin corespondență sau în plină videoconferință reprezintă o veritabilă provocare.
Desigur că toate aceste probleme s-ar fi putut evita în contextul unei reglementări moderne a activității deținătorului voinței sociale, respectiv Adunarea Generală. Astfel, având în vedere detaliul și formalismul cu care s-a reglementat prin Legea 31/1990 convocarea și desfășurarea adunărilor, la fel de bine se poate avea în vedere exercitarea votului de către acționari prin modalitatea corespondenței și/ sau videoconferinței.
Cum s-ar putea aborda problema în practică?
În acest context controversat, s-ar putea avea în vedere publicarea unei suplimentări la convocatorul inițial prin care să se modifice modalitatea de desfășurare a adunării generale concomitent cu publicarea pe site de buletine de vot pentru a putea fi utilizate la votul prin corespondență de către acționari.
În ceea ce privește exercitarea dreptului de vot asupra punctelor de pe ordinea de zi cu caracter secret, s-ar putea publica pe site buletine de vot care să indice un număr de acțiuni. Acționarul urmează a completa buletinul/ buletinele până la concursul numărului de acțiuni pe care îl deține, urmând a le remite către societate în atenția unei persoane însărcinate în acest sens, care să verifie corespondența numărului de acțiuni la momentul recepționării și să le introducă într-o urnă până la data ținerii adunării.
Monitorizăm în continuare această problematică și venim cu actualizări prin raportare la situațiile întâlnite în practică. Între timp poate că această pandemie va aduce în atenția legiuitorului român necesitatea reformării dispozițiilor Legii 31/1990 și că modificările propuse de numeroși practicieni ai dreptului comercial vor fi, în sfârșit, concretizate într-o formă care să corespundă necesităților timpului.
