Avocat dreptul muncii: În lipsa aducerii la cunoștință, regulamentul intern nu-și poate produce efectele față de salariați. Nu le putem imputa acestora respectarea unor obligații de care aceștia nu aveau cunoștință. Modalitățile de aducere la cunoștință însă nu sunt prevăzute în mod expres de legislație, legiuitorul lăsând libertatea fiecărui angajator de a stabili modalități concrete de a aduce la cunoștință fiecărui salariat regulamentul intern.
Codul muncii obligă angajatorul să prezinte salariaților săi regulamentul intern al firmei, atunci când acesta există, fiind documentul în baza căruia se stabilesc drepturi și obligații ale angajatorului și salariaților, aspecte ce țin de sănătatea și securitatea în muncă, evaluări și conduită profesională etc. Angajatorul are, practic, obligația de a aduce documentul la cunoștința salariaților, iar dacă se ajunge în instanță, el trebuie să și poată să dovedească faptul că și-a îndeplinit obligația.
Este suficientă doar afișarea sau publicarea pe intranet, pentru a bifa obligația de aducere la cunoștință?
Momentul aducerii la cunoștință a regulamentului coincide cu momentul de la care produce efecte față de salariați. În ipoteza în care angajatul și angajatorul ajung în instanță, iar salariatul susține că nu avea cunoștință de prevederile regulamentului, angajatorul va trebui să facă dovada că și-a îndeplinit obligația – angajatorul având, așa cum prevede Codul muncii ca principiu, sarcina probei.
Faptul că nu există prevăzută o modalitate anume sau preferabilă de aducere la cunoștință a acestui document intern ar putea lăsa firmele să creadă că pot să o facă oricum sau că e suficient că regulamentul să fie afișat undeva, în firmă. Or, trebuie punctat faptul că obligația de afișare la sediu a regulamentului e distinctă de cea de aducere la cunoștință; simpla afișare sau/și publicare pe intranet nu poate ține loc comunicare.
Cum poate dovedi firma că a adus documentul la cunoștința angajaților?
Modalitățile la care companiile trebuie să apeleze sunt următoarele:
- înmânarea unui exemplar al regulamentului intern către angajat și semnarea de către acesta a unui tabel în care să spună că a luat la cunoștință de regulamentul intern, l-a citit, cu nume, prenume și dată;
- prin e-mail, de asemenea; le transmitem un e-mail cu regulamentul intern în atașament, iarăși, cu dovada primirii e-mailului, de preferință ar fi ca adresa de e-mail să fie cea comunicată oficial de salariat în contractul de muncă sau cea profesională; un reply e mai mult decât suficient, iar în practică se consideră suficientă și dovada comunicării e-mailului, faptul că a ajuns la salariat;
- putem să îl trimitem prin poștă, curierat, executor judecătoresc ș.a.m.d., dacă vrem să fim extrem de riguroși.
La acest moment, având în vedere practica instanțelor, firmele ar trebui să respecte o rigurozitate măcar în ceea ce privește alegerea canalului de comunicare digitală – în sensul că e preferabilă folosirea e-mailului, decât a unor comunicări de tipul celor prin WhatsApp.
